香港私人有限公司維護指南之十四： 業務會計憑證及記錄存檔

一、 引言

香港《稅務條例》（香港法律第112章）第51C條規定每名在香港經營某行業、專業或業務的人士，須就其入息及開支以中文或英文備存足够的記錄，以便其應評稅利潤易於確定。根據《稅務條例》之規定，在香港經營業務之人士，應保留相關記錄至少7年。如果相關人士沒有合理辯解而沒有遵照稅法之規定保留業務記錄，該等人士可能會被罰款高達港幣10萬元。

二、 稅務條例規定需要備存之交易憑證

香港《稅務條例》所列出的業務紀錄，包括：-
1、 記錄收入及付款，或入息或開支的帳簿；
2、 憑單、銀行結單、發票、收據；
3、 在該行業、專業或業務方面的資産及負債紀錄；
4、 日常在該行業、專業或業務方面所收取及支出的一切款項的一切記項的紀錄；
5、 凡該行業、專業或業務涉及貨品買賣─
（1） 在該行業、專業或業務時所購買及售賣的一切貨品、出售的紀錄，該紀錄須顯示有關貨物及買賣雙方的足够細節，以令稅務局局長能輕易核實該等貨物的數量及價值及買賣雙方的身分，以及與前述事項有關的一切發票；
（2） 於年結當日所持的營業存貨的陳述書，以及清點存貨的一切紀錄，而 有關的營業存貨陳述書乃根據該等紀錄而編制的；
6、 凡該行業、專業或業務涉及提供服務，須顯示所提供的服務的足够細節，以令稅務局局長能輕易核實各記項的紀錄。

雖然公司於申報所得稅之時，無需提交任何該等會計憑證，但是香港稅務局長有權力於任何時候要求納稅人提供部份或者全部該等文件。

爲了幫助客戶更妥善的備存其業務之會計憑證及記錄，我們根據香港稅務條例的要求及稅務局之指引，把一家於香港注册成立之公司（無論是否在香港境內經營）營運過程中所産生及需要妥善備存的會計憑證及記錄，羅列於附表一，以供客戶參考。

根據香港《公司條例》及《稅務條例》的規定，每家公司都需要妥善保存該等文件，定期更新公司帳目，幷且每年編制年度財務報告。對於有限公司而言，公司還需要聘請執業審計師對其年度財務報表進行審計。當公司聘請審計師審核其財務報表時，公司需要向審計師提供該等會計憑證及記錄，以便其進行審計工作。會計師可能需要審閱該等憑證。

每個業務都有其獨特性，因此，您所經營的業務未必會産生附表一所列的全部會計憑證及記錄，或者所産生的會計憑證幷沒有列於附表一。一般的原則是，您應該就您的業務的每筆交易，編制詳細的足以反應該筆交易的記錄，包括但限於購銷雙方的名稱及地址、交易的性質、交易涉及的金額等資料。

此處所述香港公司或業務，包含於香港注册登記之有限公司/合夥企業/獨資企業以及非香港公司。

若對以上內容有任何疑問或意見，歡迎您隨時聯繫我們，讓我們爲您提供更爲詳盡的解答。

附件：

附表一：香港公司會計憑證存檔清單

附表一 - 香港業務會計憑證及記錄存檔清單